Jak rozliczyć delegację krajową w 2011?

Poradopedia.pl  |   |  + 22  |  Ocena: (głosy: 0)

Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową, powinien pokryć należności związane z delegacją, tj. koszty przejazdu, diety, ew. także inne wydatki związane z delegacją.

Poniższe zasady odnoszą się do zasad obowiązujących w 2011 roku, zapoznaj się także z zasadami rozliczania delegacji w 2012 roku.

Delegacja krajowa powinna być poprzedzona poleceniem wyjazdu na specjalnym druku, która powinna być zaakceptowana oraz podpisana przez przełożonego.

W dokumentacji delegacji służbowej powinny znaleźć się następujące informacje:

  • dane pracownika
  • miejsce wyjazdu i miejsce docelowe
  • godziny przejazdów

Pracodawca nie może delegować w podróż służbową kobiety w ciąży ani rodzica wychowującego dzieci do lat 4 bez jego zgody. Zakaz ten regulują przepisy prawa pracy.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm) reguluje wysokość i warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu służbowej podróży krajowej.

1. Oddelegowanemu w podróż służbową na obszarze kraju pracownikowi przysługują diety i zwrot kosztów:

  • przejazdów i dojazdów,
  • noclegów,
  • innych udokumentowanych wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.

2. Pracodawca wybiera odpowiedni środek transportu do podróży służbowej.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu wraz z opłatami dodatkowymi z uwzględnieniem przysługujących na dany środek transportu ulg, bez względu na to z jakiego tytułu ulgi te przysługują.

4. Przejazd wagonem sypialnianym z miejscem do leżenia lub opłaty dodatkowe za przejazd czy przelot samolotem należy udokumentować biletami lub rachunkami.

5. Pracownik może złożyć wniosek u przełożonego na przejazd w podróży krajowej: samochodem osobowym lub motocyklem niebędącym własnością pracodawcy.

6. Za przejazd w podróży krajowej, w przypadkach o których mowa w pkt. 5, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (Dz.U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874, z późn. zm.). 

7. Miejsce wyjazdu i miejsce docelowe podróży określa pracodawca, który może uznać za miejscowość rozpoczęcia/zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego bądź tymczasowego pracownika.

Rozliczanie kosztów krajowej podróży służbowej

1. Jedną z podstawowych należności przysługujących pracownikowi na delegacji jest dieta, która pokrywa zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży. W 2011 roku jej wysokość wynosi 23 zł za dobę.

2. Należność z tytułu diet oblicza się od momentu wyjazdu w podróż krajową do momentu przyjazdu po wykonaniu zadania. Sposób obliczania jest następujący:

  • jeśli podróż trwa krócej niż dobę i wynosi mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
  • jeśli podróż trwa krócej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
  • jeśli podróż trwa krócej niż dobę i wynosi ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
  • jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuję dieta w pełnej wysokości a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin - przysługuje połowa diety; ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

3. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowgo pracownika a także wtedy gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

4. Kwota diety zostaje pomniejszona o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując że śniadanie stanowi 25% diety; obiad - 50% diety a kolacja - 25% diety.

5. Jeśli pracownik korzysta z usług hotelowych, w ramach których jest świadczone wyżywienie, wówczas za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje pracownikowi, który nie ponosi kosztów dojazdów.

6. Noclegi spędzone w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie muszą być udokumentowane przez pracownika rachunkami.

7. Pracownikowi który nie przedłożył rachunku i któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, przysługuje ryczałt za każdy nocleg  w wysokości 150% diety (w 2011 r. - 34,50 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje wtedy, gdy nocleg trwa minimum 6 godzin pomiędzy godziną 21.00 a 7.00.

8. Jeśli pracodawca stwierdzi, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, wówczas zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje.

9. Pracownik który przebywa w podróży krajowej co najmniej 10 dni ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. 

10. Pracownik może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o przyznanie zaliczki na niezbędne koszty podróży krajowej.

11. Pracownik musi rozliczyć koszty podróży krajowej w terminie 14 dni od dnia zakończenia delegacji.

12. Do rozliczenia kosztów podróży krajowej pracownik musi załączyć następujące dokumenty:

  • bilety kolejowe (nie dotyczy diet oraz wydatków zryczałtowanych);
  • pozostałe rachunki, np. koszty przejazdu taksówką, czy transportem publicznym.

12. Jeśli pracownik nie ma możliwości przedstawienia odpowiednich dokumentów (np: zagubił albo mu je skradziono), wówczas składa pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach i przyczynach braku ich udokumentowania.

Oceń poradę: Przydatna Nie polecam

Komentarze

Zostaw komentarz:


Liczba komentarzy: 22
~podróżnik | 2012-02-17 12:25
Faktycznie autorowi zbiegły się dwa rozporzadzenia jeśli chodzi o diety
Dieta krajowa jest wypłacana w całości jesli były korzystane tylko z dóch posiłów śn+ob lub ob+kol lub śn+kol bo to nie jest całodzienne wyżywienie.
a procentowe wyliczeie diet i posiłków tylko ma zastosowanie dla delegacji zagranicznych.
~pezet | 2012-02-06 07:33
Jak to jest naprawdę z kosztami wyżywienia, gdy jest zapewniony pracownikowi jeden lub dwa posiłki, a więc tym samym nie jest zapewnione wyżywienie całodzienne. Na innych stronach mozna przeczytać, że w takim przypadku musi być wypłacona cała dieta, a nie jej część.
Poza tym wskazany podział procentowy jest bardzo umowny, gdyż niekiedy śniadanie lub kolacja (np. szwedzki stół) są bardziej obfite.
~Ewa | 2012-01-17 09:49
Witam,

Pracuję w szkole i zastanawiam się nad rozliczeniem delegacji służbowych. Mam pracownika który odbył podróż służbową mam bilety PKS na dojazd i powrót czy oprócz tego należy jej się ryczał 4,60? Proszę o szybką odpowiedź.
~Mateo | 2011-12-30 10:22
Jeśli mielibyście jeszcze jakiekolwiek pytania związane z tematyką podróży służbowych, bo jesteście właścicielami firm, bądź akurat zajmujecie się w firmach tymi sprawami, to zdecydowanie polecam zaprenumerowanie dostępu do portalu podrozesluzbowe.infor.pl. U nas w firmie mamy wykupioną taką prenumeratę i naprawdę, przydaje się to niemalże na każdym kroku.
Iza_B | 2011-11-09 22:15
Faktura powinna być wystawiona na firmę. Moze być oczywiście na niej nazwisko pracownika.
~wmk | 2011-11-04 12:31
Witam Panstwa i bardzo prosze o podanie podstawy prawnej (NIE INTERPRETACJI czy zalecen) regulujacej jaki dokument ma byc dolaczony do delegacji sluzbowej aby rozliczyc nocleg w hotelu. Czy rachunek badz faktura vat ma byc wystawiona na pracownika czy PRACODAWCE?
Bede wdzieczny za odpowiedz
~kanoaka | 2011-10-16 00:50
wynajęto mi pokój w innym mieście aniżeli mieszkam,czy przysługuje mi dieta?
~ela | 2011-10-04 10:14
Polecam artykuły w tematyce delegacji krajowych na: http://www.taxfin.pl/przybornik,wszystkie,19,Delegacje_kr...
~Czytać trzeba umieć | 2011-09-13 00:12
Niestety komuś się coś pomieszało i pomylił projekt rozporządzenia który ma wejść w listopadzie 2011 r. z obowiązującym prawem: http://www.mpips.gov.pl/bip/projekty-aktow-prawnych/proje...
~IF | 2011-08-03 15:25
Witam,
prosze o pomoc! Jestem nowicjuszem w rozliczaniu delegacji i diety:-)a więc:
delegacje mam dla dwóch osób, delegacja w dniach 16.07-17.07, rozpoczęcie delegacji o godzine 18:00 16.07, powrót o godzinie 00:00 17.07 czyli 32 godziny w delegacji. Panowie przedstawili mi fakture za nocleg na kwotę 120 zł oraz fakturę za konsumpcje na kwotę 56 zł. Co do faktury za hotel nie ma problemu i tak płace ją przelewem z konta firmowego, ale jak mam wyliczyc fakturę za usługe gastronomiczną w stosunku do diety? bardzo prosze o pilna podpowiedz
z góry dziekuje

Oferta finansowa

Skorzystaj online z szerokiej oferty produktów finansowych z renomowanych instytucji.

Najnowsze porady