Jak rozliczyć delegację krajową w 2011?

Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową, powinien pokryć należności związane z delegacją, tj. koszty przejazdu, diety, ew. także inne wydatki związane z delegacją.

Poniższe zasady odnoszą się do zasad obowiązujących w 2011 roku, zapoznaj się także z zasadami rozliczania delegacji w 2012 roku.

Delegacja krajowa powinna być poprzedzona poleceniem wyjazdu na specjalnym druku, która powinna być zaakceptowana oraz podpisana przez przełożonego.

W dokumentacji delegacji służbowej powinny znaleźć się następujące informacje:

• dane pracownika
• miejsce wyjazdu i miejsce docelowe
• godziny przejazdów

Pracodawca nie może delegować w podróż służbową kobiety w ciąży ani rodzica wychowującego dzieci do lat 4 bez jego zgody. Zakaz ten regulują przepisy prawa pracy.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm) reguluje wysokość i warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu służbowej podróży krajowej.

1. Oddelegowanemu w podróż służbową na obszarze kraju pracownikowi przysługują diety i zwrot kosztów:

• przejazdów i dojazdów,
• noclegów,
• innych udokumentowanych wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.

2. Pracodawca wybiera odpowiedni środek transportu do podróży służbowej.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu wraz z opłatami dodatkowymi z uwzględnieniem przysługujących na dany środek transportu ulg, bez względu na to z jakiego tytułu ulgi te przysługują.

4. Przejazd wagonem sypialnianym z miejscem do leżenia lub opłaty dodatkowe za przejazd czy przelot samolotem należy udokumentować biletami lub rachunkami.

5. Pracownik może złożyć wniosek u przełożonego na przejazd w podróży krajowej: samochodem osobowym lub motocyklem niebędącym własnością pracodawcy.

6. Za przejazd w podróży krajowej, w przypadkach o których mowa w pkt. 5, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (Dz.U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874, z późn. zm.). 

7. Miejsce wyjazdu i miejsce docelowe podróży określa pracodawca, który może uznać za miejscowość rozpoczęcia/zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego bądź tymczasowego pracownika.

Rozliczanie kosztów krajowej podróży służbowej

1. Jedną z podstawowych należności przysługujących pracownikowi na delegacji jest dieta, która pokrywa zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży. W 2011 roku jej wysokość wynosi 23 zł za dobę.

2. Należność z tytułu diet oblicza się od momentu wyjazdu w podróż krajową do momentu przyjazdu po wykonaniu zadania. Sposób obliczania jest następujący:

• jeśli podróż trwa krócej niż dobę i wynosi mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
• jeśli podróż trwa krócej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
• jeśli podróż trwa krócej niż dobę i wynosi ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
• jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuję dieta w pełnej wysokości a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin - przysługuje połowa diety; ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

3. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowgo pracownika a także wtedy gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

4. Kwota diety zostaje pomniejszona o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując że śniadanie stanowi 25% diety; obiad - 50% diety a kolacja - 25% diety.

5. Jeśli pracownik korzysta z usług hotelowych, w ramach których jest świadczone wyżywienie, wówczas za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje pracownikowi, który nie ponosi kosztów dojazdów.

6. Noclegi spędzone w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie muszą być udokumentowane przez pracownika rachunkami.

7. Pracownikowi który nie przedłożył rachunku i któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, przysługuje ryczałt za każdy nocleg  w wysokości 150% diety (w 2011 r. - 34,50 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje wtedy, gdy nocleg trwa minimum 6 godzin pomiędzy godziną 21.00 a 7.00.

8. Jeśli pracodawca stwierdzi, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, wówczas zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje.

9. Pracownik który przebywa w podróży krajowej co najmniej 10 dni ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. 

10. Pracownik może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o przyznanie zaliczki na niezbędne koszty podróży krajowej.

11. Pracownik musi rozliczyć koszty podróży krajowej w terminie 14 dni od dnia zakończenia delegacji.

12. Do rozliczenia kosztów podróży krajowej pracownik musi załączyć następujące dokumenty:

• bilety kolejowe (nie dotyczy diet oraz wydatków zryczałtowanych);
• pozostałe rachunki, np. koszty przejazdu taksówką, czy transportem publicznym.

12. Jeśli pracownik nie ma możliwości przedstawienia odpowiednich dokumentów (np: zagubił albo mu je skradziono), wówczas składa pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach i przyczynach braku ich udokumentowania.