Jak rozliczyć delegację zagraniczną w 2011 roku?

Pracodawca zleca zagraniczną podróż służbową: wyznacza jej cel, termin, miejsce a także środki transportu. Określa również zaliczkę, która powinna być wypłacona pracownikowi w walucie obcej lub za jego zgodę w walucie polskiej (w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej).

Czas podróży zagranicznej (w zależności od środka transportu) liczy się następująco:

1. W komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili przekroczenia jej w drodze powrotnej do kraju.
2. W komunikacji lotniczej - od chwili startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju w drodze za granicę do chwili lądowania samolotu na pierwszym lotnisku w drodze powrotnej do kraju.
3. W komunikacji morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego w drodze za granicę do chwili wejścia statku (promu) do pierwszego portu polskiego w drodze powrotnej do kraju.

Z tytułu odbywanej zagranicznej podróży służbowej, pracownikowi przysługują:

• diety
• zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych uzasadnionych wydatków

Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów związanych z wyżywieniem i inne drobne wydatki.

Należność z tytułu diet oblicza się następująco:

a) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;

b) za niepełną dobę podróży trwającą:

• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli zaś należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

W przypadku pracodawców nienależących do sfery budżetowej, mogą oni samodzielnie ustalać wysokość diet i innych należności - kwoty te jednak nie mogą być niższe od stawek przewidzianych w obowiązujących pracodawców należących do sfery budżetowej.

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej

Rozliczenie jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej lub w walucie polskiej; w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów delegacji zagranicznej, pracownik załącza dokumenty: rachunki, faktury, bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zagraniczna podróż służbowa może odbywać się do  jednego lub kilku państw, jeśli polecenie wyjazdu wskazuje czynności do wykonania w każdym z poszczególnych państw. Diety pracownicze oblicza się według limitu przysługującego dla państwa docelowego. Jeśli zaś pracodawca ustalił docelowo kilka państw, diety należy rozliczać proporcjonalnie do czasu spędzonego w podróży służbowej w każdym z tych państw.

Za zgodą pracodawcy zagraniczna podróż służbowa może odbywać się prywatnym samochodem pracownika. Wówczas zwrot poniesionych kosztów liczy się na podstawie ewidencji przejechanych kilometrów i obejmuje kwotę uzyskaną po pomnożeniu ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr, ustalonej dla celów delegacji.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. W razie nie przedłożenia rachunku, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

O 25% mogą wzrosnąć diety kurierów dyplomatycznych i pracowników, którzy w czasie zagranicznej podróży służbowej znaleźli się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o masie do 30 kg, liczonej łącznie z masą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo spoza Unii Europejskiej.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991, z późn. zm.).