Zmiana biura rachunkowego krok po kroku

Powodów zmiany biura rachunkowego może być wiele. Nieproporcjonalna cena w stosunku do jakości usług, nierzetelnie prowadzona księgowość czy trudności z uzyskaniem odpowiedzi na różne, zadawane pytania. Bez względu jednak na powód, który odegrał kluczową rolę w podjęciu takiej decyzji przede wszystkim powinniśmy działać. Przełom roku to bez wątpienia dobry czas na zmianę biura rachunkowego. Oczywiście zanim zlecimy prowadzenie księgowości innej firmie musimy dopełnić szeregu formalności, by uniknąć późniejszych problemów. Jakie kroki należy podjąć, by uniknąć kłopotów, w tym m.in. prawnych?

Pierwsze symptomy

Zazwyczaj wierzymy w to, że zlecona na zewnątrz księgowość jest prowadzona rzetelnie i z uwzględnieniem wszystkich aktualnych uwarunkowań prawnych, dlatego też decyzja o zmianie biura rachunkowego raczej nie pojawia się z dnia na dzień. Jeśli jednak dostrzegamy powtarzające się braki w dokumentach, nieprawidłowości, nie możemy się porozumieć w sprawie dowozu dokumentów, nie otrzymujemy jasnych komunikatów na temat wysokości podatku lub co gorsza zostaniemy ukarani finansowo za błędy popełnione przez biuro, wtedy decyzja o zmianie przychodzi naturalnie.

Najlepszy czas na zmiany

Choć mamy prawo do tego, by zmienić biuro rachunkowe wtedy, kiedy uznamy to za stosowne to jednak warto wcześniej dobrze przeczytać zapisy na zawartej z biurem rachunkowym umowie, by nie ponosić przykrych konsekwencji finansowych wynikających z takiej przeprowadzki. Niektóre biura wymagają bowiem aż trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia umowy. Formalnościami związanymi z nawiązaniem nowej współpracy możemy zając już podczas trwania tego okresu zaznaczając, że rozpoczniemy ją po wygaśnięciu poprzedniej umowy.

Zmieniając księgowość z całą pewnością powinniśmy zlecić nowo wybranej firmie sprawdzenie czy ta poprzednia dostarczyła nam kompletną dokumentację z prowadzonej działalności. W zależności od wielkości firmy takie działania mogą potrwać nawet kilka miesięcy. Jest to jednak działanie opłacalne, bo koszty będą niższe od tych poniesionych, gdy nieprawidłowości dostrzeżemy nie tylko my, ale też urząd.

Bez wątpienia najlepszym momentem na zmianę biura rachunkowego jest koniec roku rozliczeniowego i właśnie wtedy warto przekazać nowej firmie wszystkie dokumenty do skontrolowania.

Zmiana biura rachunkowego w pięciu krokach

1.   Decydujemy się na zmianę biura rachunkowego i szukamy nowego.

2.  Wypowiadamy umowę poprzedniemu usługodawcy i podpisujemy umowę z nowym.

3. Udzielamy nowemu biurowi pełnomocnictwa w zakresie reprezentacji naszej firmy w urzędach.

4. Przekazujemy KRS, NIP, REGON, umowę spółki i wszelkie inne dokumenty rejestrowane.

5. Odbieramy i przekazujemy całą dotychczasową dokumentację nowemu biurowi rachunkowemu.

6. Rozpoczynamy współpracę na odpowiadających nam warunkach.

Co jeszcze musimy załatwić?

Na samym zakończeniu współpracy z poprzednim biurem i rozpoczęciu z nowo wybranym formalności, których musimy dopełnić niestety się nie kończą. Wśród działań, które koniecznie musimy podjąć jest przede wszystkim złożenie aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG na specjalnym formularzu CEIDG-1. Dopilnować musimy też pełnomocnictwa. Odpowiednie organy w urzędzie powinny zostać powiadomione o odwołaniu pełnomocnictwa jednej firmie i przyznaniu drugiej.

Zanim zakończysz współpracę czyli sprawdzamy dokumenty

Zanim po raz ostatni przekroczymy próg swojego dawnego biura rachunkowego sprawdźmy czy na pewno przekazano nam wszystkie dokumenty w tym: umowy, faktury i rachunki, rejestry VAT, księgi podatkowe, wyciągi bankowe i inne potwierdzenia zapłaty, ewidencję: faktur, wyposażenia, przebiegu pojazdów, środków trwałych, deklaracje podatkowe oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS, dokumentację związaną z kadrami i płacami. Taki odbiór powinien być oczywiście potwierdzony specjalnym protokołem piśmiennym. W przypadku, gdy okaże się, że dokumenty są niekompletne przedsiębiorca ma prawo wezwać biuro do uzupełnienia tych braków.

Rozpoczynamy nową współpracę

Po zakończeniu współpracy z jednym biurem rachunkowym i podjęciu z drugim w końcu będziemy się mogli zająć tym co najważniejsze czyli prowadzeniem biznesu. Bądźmy jednak czujni i tym razem uzgodnijmy wszystkie szczegóły współpracy. Szczególnie dopilnujmy tych kwestii, które zaważyły na decyzji o zmianie biura, żeby nie okazało się, że nowy wybór jest skokiem z deszczu pod rynnę.