Getting Things Done, czyli skuteczne realizowanie zadań

roman  |   |  + 0  |  Ocena: (głosy: 1)

Wśród wielu metod zarządzania czasem i zadaniami, które pozwalają (przynajmniej w zamierzeniu) na szybsze radzenie sobie z natłokiem zadań i pilnowaniem wszystkich terminów, na uwagę z pewnością zasługuje metoda "Getting Things Done" opisana przez Davida Allena w książce o tym samym tytule (polski tytuł: Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań).

Planowanie zadań

David Allen swoją metodę zarządzania zadaniam stworzył w oparciu o wiele lat doświadczeń zebranych w pracy w wielu firmach jako konsultant, wiele jego spostrzeżeń opartych jest na tzw. "life hacks" co w wolnym tłumaczeniu oznacza "życiowe sztuczki" - sposoby na łatwiejsze i szybsze załatwianie codziennych spraw.

Metoda ta jest stosunkowo prosta i łatwa do opanowania, a efekty jakie można dzięki jej stosowaniu osiągnąć mogą zmienić życie.

Książka "Getting Things Done" została wydana w 2001 roku, a metodologia w krótkim czasie stała się bardzo popularna, w szczególności wśród internautów. Chwalona jest przede wszystkim ze względu na prostotę, elastyczność, skuteczność i wpływ na ograniczenie stresu.

To, co ta metoda postawiła sobie na cel obejmuje między innymi:

  • znaczne zmniejszeszenie stresu związanego z natłokiem zadań
  • uwolnienie umysłu od ciągłego pamiętania i rozmyślania o zadaniach które są przed nami
  • prosty i łatwy w zastosowaniu system, który można stosować zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej, także niezależnie od aplikacji z jakiej korzystamy (można używać do tego wręcz prostego kalendarza, programu pocztowego czy np. Outlooka)
  • koncentracja na rzeczach do zrobienia, a nie na precyzowaniu ogólnikowych celów

Co ważne, metoda GTD powinna objąć wszystkie sprawy zarówno z życia prywatnego jak i zawodowego. Pewnego rozdziału dokonuje się poprzez grupowanie spraw wg projektów (celów do osągnięcia) oraz poprzez konteksty, ktorych dotyczą (np. "w pracy", "w domu", "na zakupach"). Jest to o tyle ważne, że skuteczność metody opiera się na zebraniu kompletnej listy wszystkich spraw w jednym miejscu.

GTD w uproszczeniu zakłada prowadzenie paru list, na które składają się:

  • skrzynka odbiorcza / lista nowych sprawy
  • lista działań do podjęcia
  • lista rzeczy do zrobienia kiedyś/później
  • zadania delegowane
  • lista projektów

Skrzynka odbiorcza/nowe sprawy to lista, na którą wprowadzamy wszystkie sprawy, które się pojawiają - zanim jeszcze podejmiemy decyzję odnośnie tego co z tym zrobić. Skrzynka odbiorcza powinna być regularnie opróżniana: decydujemy, czy sprawę załatwiamy od razu, czy też powinniśmy zaplanować określone działania w najbliższym czasie (przenosimy do "działań") lub też w bliżej nieokreślonej przyszłości ("kiedyś/później"). Możemy także zdecydować się na delegowanie tej sprawy na inną osobę i w ten sposób sprawa znajdzie się na liście "zadania delegowane".

Działania do podjęcia stanowią podstawową listę na której operujemy każdego dnia - tam znajdują się wszystkie rzeczy, którymi musimy się jak najszybciej zająć. Wszystkie sprawy powinny być wpisane w postaci konkretnych działań, a terminy wpisujemy tylko tam, gdzie faktycznie one występują. Przykładowo pewne rzeczy są do wykonania tylko określonego dnia (bo np. tylko wtedy pewna osoba jest na miejscu), albo mają określony termin realizacji, do którego jesteśmy zmuszeni się dostosować. Pozostałe zadania powinny być realizowane wg kolejności ich wpisywania - oczywiście z możliwością ingerencji w kolejność.

Kiedyś/później jest natomiast listą, na której znajdują się rzeczy, które albo chcemy kiedyś zrobić (możemy wpisać tam swoje plany wybiegające w daleką przyszłość), albo nie wiemy kiedy będziemy w stanie się nimi zająć, a mamy obecnie masę innych ważnych rzeczy. Lista ta służy temu, aby zadania na tej liście nie rozpraszały naszej uwagi od rzeczy, które musimy faktycznie zrobić w rozsądnym czasie. Sprawy na liście "Kiedyś/później" powinniśmy przeglądać w okresach tygodniowych podejmując decyzję, czy nie przyszła już pora na to, aby przenieść pewne pozycje do listy "Działań".

Zadania delegowane to lista na której zamieszczamy sprawy, których załatwienie powierzyliśmy innym osobom, a o czym nie chcemy zapomnieć.

Lista projektów - projekty stanowią pewne cele, które osiągamy po wykonaniu szeregu działań i temu właśnie służy ta lista. Projekty zapisujemy jako cele które chcemy osiągnąć i wg niej prowadzimy listę konkretnych działań.

Metoda GTD zakłada określony sposób postępowania, który dzieli się na 5 etapów:

  1. Zbieranie zadań i spraw - na tym etapie wypełniamy naszą "Skrzynkę odbiorczą" wszelki
  2. Analiza spraw - polega na przeglądaniu skrzynki odbiorczej i podejmowaniu decyzji co do dalszych działań; poszczególne sprawy albo załatwiamy od ręki, delegujemy, wprowadzamy na listę bieżących zadań albo przesuwamy do listy "kiedyś/może". Oczywiście niektóre sprawy możemy po prostu zignorować i wyrzucić do kosza.
  3. Porządkowanie - jest procesem związanym z układaniem kolejności realizacji zadań, ustalaniem terminów, przypisywaniem odpowiednich kontekstów, przydzielaniem do projektów.
  4. Przegląd list - opiera się na systematycznym przeglądaniu list zadań; zasady są takie, aby jak najszybciej opróżniać skrzynkę odbiorczą (co niekonieniecznie jest równoważne z realizacją zadań), stale operować na liście działań, a raz na tydzień przeglądać listę "kiedyś/może"
  5. Realizacja - sama nazwa mówi za siebie.

W międzyczasie powstało wiele narzędzi bazujących na GTD, szczególnie polecam rozwiązania bazujące na WWW, do których odnośniki zamieszczam poniżej. Obydwa narzędzia stanowią bardzo dobrą implementację GTD, umożliwiają łatwe zarządzanie listami i korzystanie z nich na wiele sposobów (z komputera, przez telefon, synchronizację z kalendarzem itp.).

Ciekawostką na temat Nozbe jest to, że autorem i właścicielem serwisu jest Polak - Michał Śliwiński.

Niniejsza porada jest dosyć ogólnym i uproszczonym opsiem GTD - aby dokładnie zrozumieć zasady tej metody polecam przeczytanie książki Davida Allena.

Polecane strony

Vitalist!
moja ulubiona implementacja GTD na www; podstawowa i wystarczająca wersja jest bezpłatna
Nozbe
bardzo udana implementacja GTD stworzona przez Michała Śliwińskiego

Oceń poradę: Przydatna Nie polecam

Komentarze

Zostaw komentarz: