Jak zapraszać gości?

Istotnym punktem przygotowań do wesela, bankietu czy uroczystego obiadu jest sporządzenie listy gości i wręczenie zaproszeń.

Poniżej przedstawiamy wskazówki dla tych, którzy planują zorganizowanie ważnego spotkania a nie bardzo wiedzą w jaki sposób, kiedy i kogo na nie zaprosić.

Forma zaproszeń

W zależności od rodzaju spotkania, gości można zapraszać osobiście, telefonicznie, drogą mailową lub pocztową. Zaproszenia do rąk własnych powinni otrzymać goście biorący udział w dużej uroczystości, np.: ślub. W takim zaproszeniu muszą się znaleźć najważniejsze informacje a mianowicie: miejsce, data i godzina spotkania a także sama okazja, z jakiej ma odbyć się przyjęcie. Jeśli zaproszenie kierowane jest do pary małżeńskiej, na kopercie jak i na samym zaproszeniu powinny znaleźć się imiona obojga małżonków oraz nazwisko (ewentualnie nazwiska).

Ile osób zaprosić?

Liczba gości biorących udział w przyjęciu/spotkaniu ma bardzo istotne znaczenie. Powinna być dostosowana nie tylko do metrażu sali bankietowej czy mieszkania (gościom musi być wygodnie), ale też do ilości posiadanych naczyń, itp. Nawet zapraszając gości na przyjęcia w formie stojącej (np.: Cocktail Party), nie powinno przesadzać się z ich ilością i nie tworzyć tłoku.

Kiedy wręczyć zaproszenia?

Datę spotkania z reguły wyznacza gospodarz - wesela, rocznice czy imieniny, to okazje których terminu nie dopasowuje się do możliwości zapraszanych. Ale są też i takie sytuacje, w których termin uzgadnia się wspólnie z gośćmi, np.: ważne spotkanie biznesowe. Z okazji doniosłych uroczystości jak np.: przyjęcie weselne, goście powinni otrzymać zaproszenia na ok. 2-3 miesiące przed weselem. Na mniej uroczyste spotkania (imieniny, święta, itp.) należy zapraszać 1-2 tygodnie wcześniej. Jedynie na typowo koleżeńskie przyjęcie można zaprosić gości (bliskich przyjaciół) w ostatnim momencie, ale tylko pod warunkiem że pomysł spotkania nasunął się niespodziewanie.

Kogo zaprosić a kogo nie?

Jeśli jest to możliwe, należy zapraszać ludzi znających się, darzących życzliwością i mających do siebie przyjazny stosunek. Ważne jest, aby wszyscy zaproszeni czuli się dobrze w swoim towarzystwie, dlatego też niewskazane jest zapraszanie ludzi zupełnie się nieznających, pałających do siebie nienawiścią, skłóconych ze sobą, mających odmienne poglądy czy dziwny sposób bycia. Duża różnica wiekowa może być również powodem do niezadowolenia ze spotkania; ludzie w podeszłym wieku nie powinni być sadzani obok żywotnej, często niesfornej młodzieży.

Zapraszając gości należy wykazać się subtelnością i wziąć pod uwagę różne czynniki. Odpowiednio sporządzona lista ma bowiem znaczący wpływ na przebieg każdego spotkania - precyzyjnie dobrani goście uatrakcyjnią imprezę, ale przede wszystkim będą się doskonale czuć we wspólnym towarzystwie.