Poradopedia.pl

Archiwizacja w Outlook 2000 - sposób na uniknięcie problemów

Autor: rbrys | 1 May 2007 13:54

Tagi: aplikacje biurowe, archiwizacja, outlook, poczta, Technologia, porada, pomoc, instrukcja, Archiwizacja, w, Outlook, 2000, -, sposób, na, uniknięcie, problemów

Aby uniknąć problemów z korzystaniem z Outlook 2000 warto sobie uświadomić jak Outlook działa:

  • outlook opiera się na plikach .pst, wewnątrz których tworzy katalogi dla poczty, kalendarza, notatek, kontaktów - wszystko trzyma w jednym pliku,
  • taki plik ma ograniczenei 2GB - po dobiciu do limitu plik nie nadaje się do użytku a Outlook się wiesza,
  • Outlook nie ostrzega przed przekroczeniem 2GB więc trzeba uważać samemu,
  • archiwizacja polega de facto na tworzeniu nowych plików .pst w których tworzona jest identyczna struktura jak w głównym pliku (kopiowane tam są foldery poczty, kalendarza itd.) i przenoszeniu tam starych wiadomości z głównego pliku .pst
  • efektywne działanie Outlook zapewnia plik o wielkości nie przekraczającej ok. 700MB - aby to osiągnąć trzeba regularnie archiwizować starą pocztę i opróźniać kosz, a także co pewien czas kompaktować plik .pst (sposób opisany poniżej).

W skrócie rzeczy dotyczące archiwizacji w Outlook 2000 znajdują się w trzech miejscach:

  • ustawienia autoarchiwizacji w Opcjach
  • archiwizacja manualna
  • ustawienia archiwizacji poszczególnych katalogów


1) ustawienia autoarchiwizacji w Opcjach

Wchodzimy w menu: Narzędzia->Opcje, zakładka "Inne"

Znajdziemy tam ustawienia autoarchiwizacji. Ustawiamy autoarchiwizację nie rzadziej niż raz na 2 tygodnie.

2) archiwizacja manualna
W menu "Plik" wybieramy "Archiwizuj"
Pozwala to na zarchiwizowanie (czyli przeniesienie do pliku archiwum) wiadomości na dwa sposoby:

  • tylko wybrane katalogi i wiadomości starsze niż określony przez nas czas,
  • wg ustawień archiwizacji poszczególnych katalogów


3) ustawienia archiwizacji poszczególnych katalogów
Klikając prawym klawiszem na poszczególnych folderach w swojej skrzynce wchodzimy we "Właściwości", zakładka "Archiwizacja"
W ten sposób można ustawić dla każdego katalogu inne ustawienia archiwizacji:

  • co powinien robić ze starymi wiadomościami,
  • jak stare wiadomości ma poddawać archiwizacji,
  • do jakiego pliku przenosić



Polecałbym:

  • ustawienie opcji autoachiwizacji (pkt. 1)
  • ustawienie odpowiednich opcji archiwizacji poszczególnych katalogów (pkt. 3),
  • od czasu do czasu archiwizacja manualna (pkt. 2) też nie będzie złym pomysłem.


Dodatkowo dla pewności można sprawdzać sobie rozmiar swojej poczty w następujący sposób:

  1. prawym klawiszem myszy klikamy na najwyższym katalogu swojej poczty ("Foldery osobiste" lub coś w tym stylu - katalog w którym są wszystkie Twoje katalogi typu: kontakty, kalendarz, poczta, notatki)
  2. wybieramy "Właściwości"
  3. naciskamy przycisk "Rozmiar folderu"


W ten sposób można zobaczyć rozmiar poszczególnych katalogów w folderu oraz rozmiar całkowity. Jeżeli rozmiar całkowity jest bliski 2GB to jest niebezpieczeństwo, że poczta przestanie działać i powinno się jak najszybciej usunąć niepotrzebne elementy oraz dokonać archiwizacji starych.

Dodatkowo ważne jest aby:

  • regularnie opróżniać folder "Elementy usunięte"
  • czasami warto ręcznie usuwać z folderu "Elementy wysłane" pocztę, która jest niepotrzebna,
  • usuwać elementy które są zbędne i nie będzie się do nich wracać,
  • w Outlook 2000 przydatne jest kompatkowanie pliku poczty; jak - piszę poniżej.


Kompaktowanie pliku poczty:

  1. klikamy prawym klawiszem myszy na najwyższym katalogu ("Foldery osobiste" katalog w którym są wszystkie Twoje katalogi),
  2. wybieramy "Właściwości"
  3. wybieramy przycisk "Zaawansowane"
  4. wybieramy przycisk "Kompaktuj".

Kompaktowanie to jak defragmentacja dysku - chodzi o fizyczny sposób zapisywania w pliku poczty: czasami nawet jeżeli po usunięciu elementów plik poczty się nie zmniejsza. Kompaktowanie powoduje, że outlook reorganizuje plik zmniejszając jego wielkość oraz zwiększając szybkość działania na tym pliku.

Wydruk ze strony:
https://www.poradopedia.pl/technologia/archiwizacja-w-outlook-2000-sposob-na-unikniecie-problemow,1096.html
© Poradopedia.pl - Wszystkie prawa zastrzeżone