Jak skutecznie negocjować?

Dyskusja to nieodłączny element załatwiania interesów. Solidne przygotowanie, umiejętność podejmowania decyzji, pozytywne nastawienie oraz panowanie nad emocjami to tylko nieliczne z zasad, które stosować aby przekonać rozmówcę do swoich racji. Skuteczność negocjacji to przede wszystkim zdolność osiągania kompromisu, która zależy od wielu czynników związanych z procesem negocjacji wewnętrznych i zewnętrznych.

Czynniki związane z procesem negocjacji

1. Równowaga stron.
2. Rachunek korzyści i strat.
3. Partnerstwo stron.
4. Rzetelna wiedza.
5. Zasada dobrej woli i porozumienia.
6. Modele negocjacji.
7. Sztuka negocjacji.

Na końcowy efekt negocjacji, prócz celów mają wpływ uwarunkowania, np.: polityka prowadzona w negocjacjach przez związki zawodowe oraz pracodawców w okresie ostrej konkurencji lub trudności ekonomicznych.

Modele negocjacji

Różnorodność negocjacji umożliwia wyodrębnienie dwóch głównych modeli.

Model zdecentralizowany:

• jednoszczeblowość negocjacji;
• przewaga negocjacji na szczeblu przedsiębiorstwa;
• brak bezpośredniej koordynacji w skali kraju;
• mały stopień uzwiązkowienia;
• silna pozycja zarządzania zasobami ludzkimi.

Jeśli na szczeblach ponad zakładowych dominują negocjacje, a udział w nich biorą pracodawcy i pracobiorcy, to mamy do czynienia z modelem scentralizowanym - model ten jest powszechny w krajach zachodnioeuropejskich.

Model scentralizowany:

• monopol organizacji związkowych i pracodawców w reprezentowaniu interesów i kształtowania polityki społeczno-gospodarczej w danym sektorze gospodarczym lub skali ogólnokrajowej;
• wieloszczeblowość;
• trójstronność - w negocjacjach ogólnokrajowych możliwy jest pośredni udział państwa.

Wybór modelu negocjacji wywiera istotny wpływ na jej skuteczność. Najczęściej za efektywność modelu negocjacji przyjmuje się jego oddziaływanie na: zatrudnienie i bezrobocie, płace i koszty pracy, produktywność pracy i inflacji, a także pokój społeczny.

Cechy doskonałego negocjatora

Do najczęściej wymienianych ogólnych cech osobowości, których posiadanie w największym stopniu warunkuje efektywność negocjacji należą:

• pozytywne nastawienie, takt, wyczucie;
• siła charakteru, stanowczość i zdecydowanie;
• rzetelność, uczciwość, prawość;
• odwaga - skłonność do podejmowania ryzyka i działania w warunkach niepewności;
• precyzja myślenia i działania;
• inteligencja: emocjonalna i praktyczna;
• kreatywność (pomysłowość, innowacyjność) oraz przedsiębiorczość;
• komunikatywność;
• umiejętność zarządzania czasem;
• cierpliwość i wytrzymałość;
• znajomość podstaw psychologii społecznej;
• znajomość trików i gier negocjacyjnych;
• znajomość podstawowych technik sprzedaży.

Innymi, równie ważnymi cechami osobowości, które korzystnie wpływają na proces negocjacji są:

• empatia - zdolność postrzegania sytuacji z perspektywy różnych osób (wczucie się w sytuację innych);
• asertywność - stanowczość w egzekwowaniu swoich praw (osoby nie posiadające tej cechy są miękkie i nie potrafią oprzeć się manipulacjom);
• wewnątrzsterowność - poczucie wewnętrznej kontroli (jednostka działa samodzielnie, rzadko korzystając z pomocy; sprawia wrażenie osoby solidnej).

Utalentowany negocjator:

• radzi sobie z sytuacjami niepewnymi i konfliktowymi,
• jest wiarygodny,
• posiada niezawodną intuicję,
• cieszy się nienaganną reputacją,
• nie chce i nie stara się być najmądrzejszym,
• lubi negocjować,
• uwielbia rywalizację,
• dysponuje bogatą wiedzą o drugiej stronie.

Osiąganie dobrych wyników w negocjacjach nie wymaga posiadania wszystkich, czy nawet większości powyższych talentów. Wybitnych negocjatorów łączy przede wszystkim to, że każdy z nich ma jedną cechę bądź umiejętność, która może wydatnie pomóc w prowadzeniu negocjacji. Cechy, na których można oprzeć swą siłę przetargową to: doświadczenie, cierpliwość, stawianie śmiałych celów, dbałość o szczegóły, a także urok osobisty.

Dobry negocjator 90% czasu i energii poświęca na przygotowania do rozmowy, a tylko 10% na to, co dzieje się w trakcie negocjacji.

Wpływ rachunku kosztów i korzyści na skuteczność negocjacji

1. Im większe potencjalne koszty porozumienia, tym większy opór wobec niego.
2. Im większe koszty braku porozumienia, tym większa skłonność do jego osiągnięcia.
3. W miarę upływu czasu opór pod względem porozumienia maleje, a skłonność do ustępstw rośnie.
4. Każda ze stron stara się zminimalizować ustępstwa niezbędne do osiągnięcia porozumienia bądź uniknięcia wybuchu otwartego konfliktu.
5. Skłonność do ustępstw związków zawodowych jest większa w okresie recesji i trudności ekonomicznych firmy.
6. Osiągnięcie porozumienia jest możliwe pod warunkiem, że koszty każdej strony są równe lub mniejsze niż w przypadku braku porozumienia.
7. Wzajemne relacje korzyści i strat są zmienne w czasie trwania negocjacji i powinny podlegać stałej analizie - porozumienie stron będzie wówczas obopólnie korzystne.

Przystępując do ważnych rozmów, trzeba dysponować odpowiednimi informacjami o partnerze - jeśli w grę wchodzi firma handlowa, warto poznać jej politykę i historię rozwoju, a także pozycję na rynku, strukturę sprzedaży i zakupów oraz zyski i obroty. Podobne informacje należy zebrać o firmach konkurencyjnych.