Z poradnika księgowej - Archiwizacja dokumentów

W pracy księgowej jednym z kluczowych elementów jest porządek w dokumentach. Właściwa archiwizacja to nie tylko kwestia estetyki i organizacji, ale przede wszystkim zgodności z przepisami prawa. Każdy dokument związany z działalnością firmy ma swoją rolę, a jego odpowiednie przechowywanie pozwala uniknąć problemów podczas audytów czy kontroli podatkowych. W tym artykule podzielę się kilkoma wskazówkami, jak skutecznie archiwizować dokumenty w firmie.

Dlaczego archiwizacja jest ważna?

Archiwizacja dokumentów w firmie to nie tylko kwestia porządku, ale także obowiązek wynikający z przepisów prawa. Księgowe są zobowiązane do przechowywania dokumentacji finansowej przez określony czas, zależnie od rodzaju dokumentu i przepisów obowiązujących w danej branży. Niewłaściwie przechowywane dokumenty mogą prowadzić do kłopotów prawnych, kar finansowych, a także utraty ważnych dowodów w przypadku kontroli.

Jakie dokumenty warto archiwizować?

Wszystkie dokumenty związane z działalnością firmy powinny być archiwizowane, ale szczególną uwagę należy zwrócić na:

• Faktury sprzedaży i zakupu – stanowią podstawę do obliczania podatku VAT i muszą być przechowywane przez 5 lat.
• Bilanse, rachunki zysków i strat – dokumenty te muszą być przechowywane przez 5 lat, a ich brak może skutkować problemami przy rozliczeniu podatkowym.
• Umowy z kontrahentami – ważne zarówno z perspektywy prawa cywilnego, jak i podatkowego.
• Dokumenty kadrowe – w tym m.in. umowy o pracę, ewidencje czasu pracy, które należy przechowywać przez 50 lat w przypadku osób, które były zatrudnione przez długi okres.
• Dokumenty bankowe – wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, które również powinny być archiwizowane przez 5 lat.

Jakie są opcje archiwizacji dokumentów?

W zależności od wielkości firmy i liczby dokumentów, archiwizacja może przebiegać na różne sposoby. Oto najpopularniejsze metody:

1. Archiwizacja papierowa

Tradycyjna metoda polega na przechowywaniu dokumentów w teczkach i segregatorach. Choć może wydawać się najbardziej naturalna, to wiąże się z ryzykiem zniszczenia dokumentów, a także zajmuje dużo miejsca. Jest to metoda odpowiednia dla firm, które nie generują ogromnej liczby dokumentów lub mają mały zakres działalności.

2. Archiwizacja elektroniczna

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest coraz bardziej popularne. Dzięki skanowaniu i zapisywaniu plików w systemach komputerowych można zaoszczędzić dużo miejsca i łatwiej zarządzać dokumentacją. Warto jednak pamiętać, że pliki muszą być odpowiednio zabezpieczone – chociażby poprzez systemy szyfrowania, aby uniknąć wycieków danych.

3. Zewnętrzne firmy archiwizacyjne

Jeśli firma generuje ogromne ilości dokumentów, warto rozważyć skorzystanie z usług firm zajmujących się archiwizowaniem dokumentów. Firmy te oferują zarówno archiwizację papierową, jak i elektroniczną. Przechowują dokumenty w odpowiednich warunkach i zapewniają łatwy dostęp do nich w razie potrzeby. To wygodne rozwiązanie, które pozwala skupić się na innych aspektach prowadzenia działalności.

Jakie zasady obowiązują przy archiwizacji dokumentów?

1. Porządek i systematyczność – dokumenty powinny być przechowywane w sposób uporządkowany. Należy wprowadzić system katalogowania, który pozwoli na łatwe odnalezienie potrzebnych materiałów. Można posłużyć się numeracją, datami czy kategoriami dokumentów.

2. Bezpieczeństwo – dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe czy inne wrażliwe dane muszą być odpowiednio chronione. W przypadku archiwizacji papierowej należy zadbać o przechowywanie dokumentów w zamkniętych szafach, natomiast w przypadku archiwizacji elektronicznej – o stosowanie silnych haseł, szyfrowania oraz backupów.

3. Dostępność – dostęp do przechowywanych dokumentów powinien być kontrolowany. Warto ustalić zasady, kto ma dostęp do jakich dokumentów, aby uniknąć nieuprawnionego ich wykorzystania.

4. Wydajność systemu – niezależnie od wybranej metody archiwizacji, system powinien być wystarczająco wydajny, aby umożliwić szybkie i łatwe wyszukiwanie dokumentów. Dzięki temu zaoszczędzimy czas i zminimalizujemy ryzyko pomyłek.

Kiedy należy zniszczyć dokumenty?

Niektóre dokumenty muszą być przechowywane tylko przez określony czas. Po upływie tego okresu należy je zniszczyć, aby uniknąć ich niepotrzebnego przechowywania. Dla dokumentów, które już nie są potrzebne, najlepszą metodą jest ich niszczenie – zarówno papierowych, jak i elektronicznych kopii. Należy pamiętać, aby zniszczyć je w sposób, który uniemożliwi ich odtworzenie, np. przez zniszczenie nośników lub wyczyszczenie danych.

Podsumowanie

Archiwizacja dokumentów to niezwykle ważny element pracy każdej księgowej. Odpowiednie przechowywanie dokumentów pozwala na uniknięcie problemów prawnych i podatkowych oraz usprawnia codzienną pracę. Bez względu na to, czy zdecydujesz się na archiwizację papierową, elektroniczną, czy skorzystasz z usług firmy zewnętrznej, kluczowe jest, aby dokumenty były uporządkowane, zabezpieczone i dostępne w razie potrzeby. Pamiętaj, że dobra organizacja to podstawa sprawnej pracy w księgowości!