Jak napisać podanie?

Podanie jest jedną z najpopularniejszych form pisemnych, w której zwracamy się z określoną prośbą do konkretnej osoby lub instytucji. To, jak zostanie rozpatrzone nasze podanie zależy od charakteru prośby, jej uzasadnienia a także od formy samego pisma.

JAK POWINNO WYGLĄDAĆ PRAWIDŁOWO NAPISANE PODANIE?

Jeśli strona do której kierujemy podanie nie wymaga od nas pisma odręcznego, najlepiej napisać podanie na komputerze. Należy wówczas pamiętać o zachowaniu odstępów między wierszami - 1,5 akapitu.

Bez względu jednak na to, czy piszemy podanie odręcznie czy też na komputerze, układ tekstu jest zawsze taki sam. A mianowicie:

Nasze dane personalne

W lewym górnym rogu zamieszczamy następujące dane: imię i nazwisko, w wierszu poniżej adres zameldowania albo korespondencyjny a pod nim numer telefonu i ewentualnie e-mail.

Miejscowość i data

W prawym górnym rogu jest miejsce na miejscowość i datę, np.: Wrocław, dnia 30.05.11 r. Jeśli nazwę miesiąca zamierzamy napisać słownie, wówczas prawidłowa pisownia to: "30 maja" a nie "30 maj".

Adresat (może nim być osoba prywatna, firma, szkoła, bank, spółdzielnia mieszkaniowa, urząd, itp.)

Poniżej miejscowości i daty zamieszcza się nazwę adresata, do którego kierujemy podanie - zwykle po prawej stronie pisma. Jeśli wymieniamy nazwiska, pamiętajmy o tytułach i stopniach którymi dana osoba się legitymuje. Można też dodać zwrot grzecznościowy typu "Szanowny", jednak praktyka ta należy do rzadkości. Zwracając się z podaniem do firm i instytucji, piszemy pełną nazwę danej placówki oraz jej adres.

Tekst podania (powinien zawierać zwrot grzecznościowy, prośbę, uzasadnienie i podziękowanie)

Zaczynamy od zwrotu grzecznościowego, który powinien znaleźć się poniżej nazwy adresata - po lewej stronie. Dla przykładu możemy użyć zwrotu: "Szanowni Państwo", "Szanowna Pani Dyrektor", itp.

Prawidłowo napisane podanie składa się z trzech akapitów (wcięć w tekście). Pierwszym akapitem zaczynamy opisywać prośbę, z którą zwracamy się do adresata, np.: "W związku z ...", "Zwracam się z uprzejmą prośbą...", itp.

Następny akapit powinien zawierać umotywowanie naszej prośby. W tej części podajemy więc powód dla którego wystosowaliśmy pismo - może to być np.: spowodowane czymś utrudnienie dla nas albo wręcz przeciwnie jakaś korzyść. Warto też wspomnieć o ewentualnych korzyściach na rzecz adresata, które mogłyby wyniknąć z pozytywnie rozpatrzonego podania.

W trzecim, ostatnim akapicie dziękujemy za pozytywnie rozpatrzoną prośbę, np.: "Z góry dziękuję za pozytywne rozpatrzenie mojego podania/mojej prośby".

Zakończenie i podpis

Podanie kończymy zwrotem "Z poważaniem" - po prawej stronie pisma i własnoręcznym podpisem poniżej. Jeżeli podanie piszemy na komputerze to nie musimy, ale możemy zamieścić swoje imię i nazwisko a po wydrukowaniu podpisać się ręcznie.

Kilka dodatkowych wskazówek:

1. Bez względu na to, czy piszemy podanie na komputerze czy odręcznie - dokument musi być czysty, schludny i niepognieciony - napisany na papierze podaniowym w formacie A4. Sam tekst podania powinien być konkretny a przedstawione w nim argumenty rzeczowe. W przeciwnym wypadku możemy się spotkać z odpowiedzią odmowną.
2. Jeśli to możliwe, to lepiej jest wspominać o korzyściach płynących z pozytywnie rozpatrzonego podania nie dla nas, ale dla adresata.
3. Jeżeli do podania chcemy dołączyć załączniki, np.: CV, kwestionariusz osobowy, kserokopie świadectw ze szkół/zakładów pracy, zdjęcia albo listę podpisów mieszkańców osiedla, to poniżej linii podpisu zamieszczamy hasło "Załączniki" i wymieniamy wszystkie po kolei.