TOP 5 sposobów na lepszą komunikację w firmie produkcyjnej

 W dynamicznym środowisku produkcyjnym skuteczna komunikacja wewnętrzna nie jest jedynie dodatkiem – to element niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, płynności procesów i zaangażowania pracowników. Różnorodność językowa, praca zmianowa, ograniczony dostęp do cyfrowych narzędzi – to wszystko sprawia, że budowanie dobrego przepływu informacji wymaga precyzji, empatii i konsekwencji. O tym, jak to robić skutecznie, opowiada Dominika Frydlewicz-Barańska – Dyrektor Personalna w firmie Cedo, działającej na polskim rynku ponad 30 lat.

W branży handlowej i usługowej do komunikacji z pracownikami wystarczy często mail, post w Intranecie czy komunikator. W przypadku firm produkcyjnych komunikacja wewnętrzna wymaga nieco innego podejścia. Poniższe praktyczne rekomendacje, stworzone w oparciu o doświadczenia firmy Cedo, są na to najlepszym dowodem.

Rekomendacja 1: Zacznij od pytania: do kogo mówisz?

Według „Raportu z II Badania Komunikacji Wewnętrznej w Polsce 2023” przeprowadzonego przez iComms do najczęściej wykorzystywanych kanałów do nadawania komunikacji firmowej należą: e-maile do pracowników (88%), e-newslettery (63%) oraz Townhalle/roadshowy (55%). Jeśli zaś chodzi o kanały do współpracy i dialogu, są to: komunikatory i czaty firmowe (80%), spotkania zespołu prowadzone przez liderów (70%) i nieformalne spotkania na żywo lub wirtualnie (60%). Często jednak to, co sprawdza się w przypadku firm usługowych, niekoniecznie jest efektywne w tych produkcyjnych. Inny jest bowiem charakter odbiorcy treści, dlatego w pierwszej kolejności warto dobrze go poznać.

― W komunikacji, tak jak w życiu – jeśli nie wiesz, kto cię słucha, łatwo minąć się z celem. Firmy produkcyjne są wyjątkowym organizmem, jeśli chodzi o prowadzenie tego typu działań. Trzeba docierać z informacją do osób pracujących zmianowo i tych, dla których język polski jest drugim językiem. Na przykład w Cedo prawie 60% osób nie posiada służbowego maila, zatem ten tak oczywisty w firmach handlowych i usługowych kanał nie może mieć powszechnego zastosowania. Oczywiście nie wyklucza to wykorzystania z innych cyfrowych kanałów, jak choćby ogólnodostępne platformy Social Media – podkreśla Dominika Frydlewicz-Barańska i podsumowuje: Zdecydowanie warto wyjść zatem od analizy adresatów naszej komunikacji, sposobów konsumowania przez nich treści, stworzyć tzw. persony. Wszystko po to, aby uniknąć później przepalania zarówno czasu, jak i środków budżetowych na nieefektywne działania. 

Rekomendacja 2: Wybierz 2–3 skuteczne kanały komunikacji zamiast wszystkich

Z analizy wyników badania iComms wynika również, że dla osób odpowiedzialnych za komunikację firmową największe wyzwanie stanowiła zbyt duża jej ilość – na równi ze słabymi umiejętnościami komunikacyjnymi menedżerów. Na oba aspekty wskazało po 39% ankietowanych. Czy zatem kierunek minimalistyczny jest tym najlepszym? Przykład przedsiębiorstwa Cedo pokazuje, że coś może być na rzeczy.

― Powiedzenie ‘Od przybytku głowa nie boli’ akurat w przypadku planowania kanałów i prowadzenia komunikacji wewnętrznej nie musi sprawdzać się najlepiej. O wiele lepszym podejściem jest „mniej znaczy więcej’. Kluczem do sukcesu jest tu nie jak największa liczba wykorzystywanych kanałów, ale ich optymalizacja, ilościowa i jakościowa – mówi Dyrektor Personalna w Cedo i wskazuje na zróżnicowane rozwiązania, które sprawdzają się akurat w przypadku tej firmy: w naszej organizacji świadomie ograniczamy liczbę wykorzystywanych „pasów transmisyjnych”, skupiając się na tych, które naprawdę działają. Pierwszym z nich są codzienne komunikaty od liderów. Mamy tu do czynienia z bardzo personalną i responsywną formą, ponieważ pracownicy mogą bezpośrednio i na bieżąco dopytać przełożonego, gdyby coś było dla nich niezbyt precyzyjne. Kolejnym kanałem są tablice informacyjne czy ulotki dostępne w strefach wspólnych. Ostatnim kanałem, który stosujemy, jest zamknięta grupa pracownicza na Facebooku. Jest ona idealna do szybkiej, nieformalnej komunikacji. Takie minimalistyczne, a zarazem zróżnicowane podejście sprawia, że pracownicy wiedzą, gdzie szukać informacji i nie są przeciążeni nadmiarem źródeł.

Rekomendacja 3: Mów językiem odbiorcy – dosłownie 
i w przenośni

W produkcji niejasny i niedopasowany do odbiorcy komunikat może przekładać się na błędy i realne zagrożenia zarówno w kontekście utrzymania produktywności, jak i bezpieczeństwa w miejscu pracy. Przed ogromnym wyzwaniem stoją szczególnie te podmioty, które zatrudniają pracowników z różnych krajów, posługujących się różnymi językami, co jest dziś zjawiskiem powszechnym w Polsce. 

― Dobrze przygotowany komunikat firmowy to taki, który trafia do każdego, bez względu na język danej osoby, rolę w organizacji czy poziom jej wiedzy – mówi Dominika Frydlewicz-Barańska i zaznacza: w Cedo pracują osoby z innych krajów, m.in. pracownicy 
z Ukrainy. Wszystkie kluczowe komunikaty mamy więc dostępne w dwóch językach: polskim 
i ukraińskim. Unikamy przy tym specjalistycznego żargonu, bazujemy na języku prostym
oraz graficznym: ikonach, kolorach, piktogramach. Krótka forma i konkretna treść budują zaufanie, ułatwiają przyswajanie informacji i wzmacniają przeświadczenie, że szanujemy czas ludzi. Dobrze znana zasada komunikacyjna KISS, czyli Keep It Short & Simple, jest zawsze dobrym rozwiązaniem, bez względu na branżę.

Rekomendacja 4: Informuj regularnie i powtarzaj

Równie istotne jak mówienie językiem odbiorcy, jest regularne komunikowanie treści firmowych. Niestety wiele organizacji nadal prowadzi komunikację w trybie ad hoc, bez planu, co może ograniczać jej skuteczność. Tymczasem stałość i powtarzalność w tym aspekcie to nie tylko wygoda – daje ona ludziom poczucie stabilności, co jest szczególnie ważne w środowisku operacyjnym. 

– Pracownicy nie potrzebują przytłaczającego zalewu informacji. Potrzebują natomiast lepszych jakościowo i dopasowanych do ich potrzeb treści. Najlepiej dostarczanych w stałym rytmie i z przewidywalnością – mówi Dominika Frydlewicz-Barańska i dodaje: Dlatego w Cedo wprowadziliśmy tzw. Środogramy. Są to cotygodniowe podsumowania, które mieszczą się na jednej stronie kartki A4. Jest zatem krótko i treściwie. Stały dzień publikacji sprawia, że zbudowaliśmy pewien nawyk w zespole, jeśli chodzi o konsumpcję treści. 

Rekomendacja 5: Zaproś do dialogu, a nie tylko informuj

Z przywoływanego już raportu iComms wynika, że brak zaangażowania pracowników to jedno z największych wyzwań, przed jakimi stoją obecnie organizacje. Potwierdzają to zresztą coroczne badania Instytutu Gallupa. Z ostatniego wydania raportu „State of the Global Workplace 2025” dowiadujemy się, że globalne zaangażowanie pracowników spadło 
do 21% w 2024 r. (z 23%). Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy jest między innymi to, że 
w firmach rzadko występują i są doceniane oddolne inicjatywy nastawione na współpracę 
i dialog. W firmie Cedo postawiono na odwrotny kierunek.

― Dobra komunikacja nie kończy się na „przekazaliśmy informację i czekamy na efekty”. Liczy się przede wszystkim to, czy ktoś miał szansę na nią odpowiedzieć, odnieść się do aktualnych tematów. Zaangażowanie rodzi się wtedy, gdy pracownik czuje się częścią procesu. Jest nie tylko odbiorcą, ale też współautorem rzeczywistości firmowej. Dopiero wówczas mówimy 
o prawdziwym dialogu – podkreśla managerka i dodaje: W Cedo działa na przykład „Idea Box”. Jest to specjalne miejsce (cyfrowe i fizyczne), gdzie pracownicy mogą zgłaszać swoje pomysły na usprawnienia dotyczące funkcjonowania firmy oraz wspierające BHP. Następnie są one analizowane, a te zakwalifikowane do wdrożenia – nagradzane. Załoga ma zatem realny wpływ na tworzenie przyjaznego i sprzyjającego produktywności miejsca pracy. W ten sposób rośnie zaufanie, zaangażowanie i motywacja. 

Komunikacja jako inwestycja

Jak pokazuje przykład firmy Cedo, budowanie skutecznej komunikacji w środowisku produkcyjnym to proces – wymagający, ale absolutnie niezbędny. Jak podsumowuje Dominika Frydlewicz-Barańska: – komunikacja to nie jest koszt, to inwestycja. 
W efektywność, ciągłość procesów, ale przede wszystkim w ludzi. Wspiera tworzenie środowiska pracy opartego na zrozumieniu, bezpieczeństwie i współodpowiedzialności. A to zawsze się opłaca.