Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Zatrudnienie chociażby jednego pracownika nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z powstałym stosunkiem pracy. Poniżej znajdują się wskazówki, co powinno się znaleźć w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika.

Część A - dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie:

• wypełniony kwestionariusz osobowy;
• świadectwa z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia;
• świadectwa ukończenia szkół i uczelni wyższych;
• inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, niezbędne do wykonywania pracy;
• orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (badania wstępne);
• inne dokumenty, jeśli istnieje taka konieczność nakładana przez odrębne przepisy;
• CV kandydata ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych (nieobowiązkowe).

Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:

• umowa o pracę zawarta na piśmie oraz zakres obowiązków wynikający z umowy o pracę;
• kwestionariusz osobowy dla pracownika (lub łączny kwestionariusz dla kandydata i do pracy i pracownika);
• zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP (szkolenia wstępne, okresowe);
• oświadczenia o zapoznaniu się z treścią regulaminów pracy i wynagradzania;
• oświadczenia o zapoznaniu się z informacją o warunkach zatrudnienia pracownika;
• oświadczenia pracownika, który jest rodzicem lub prawnym opiekunem dziecka o zamiarze korzystania z uprawnień wynikających z Kodeksu pracy (bądź o braku tego zamiaru);
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się;
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopów związanych z urodzeniem dziecka (urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, wychowawczego);
• pisma dotyczące wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę (tzw. wypowiedzenia zmieniające) lub zmiany tych warunków w innym trybie (za porozumieniem stron);
• pisma dotyczące przyznania premii, nagrody lub wymierzenia kary porządkowej;
• orzeczenia lekarskie (badania okresowe, kontrolne);
• umowa o zakazie konkurencji w okresie pozostawania stosunku pracy;
• wniosku pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego czasu pracy;
• korespondencja z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika w sprawach dotyczących stosunku pracy;
• kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:

• oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
• kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy;
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę, będącego wynikiem prowadzonego przeciwko pracownikowi postępowania egzekucyjnego;
• dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy lub pisemne żądanie wydania świadectwa pracy;
• umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy (jeśli została zawarta);
• orzeczenie lekarskie związane z badaniami przeprowadzonymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).