Internet w pracy - jak nie marnować czasu

Dostęp do Internetu w miejscu pracy z pewnością przynosi wiele korzyści - w przypadku wielu branż czy stanowisk stanowi wręcz niezbędne narzędzie pracy.

Niestety jednak przynosi także spore marnotrawstwo czasu i staje się źródłem dodatkowego stresu. Umiejętność korzystania z Internetu to nie tylko sposób obsługi programu pocztowego, przeglądarki czy komunikatora, ale także efektywne wykorzystywanie tych narzędzi w sposób, który pozwala robić wszystko łatwiej, szybciej i unikając marnotrawstwa naszego czasu.

Jak uniknąć marnowania czasu korzystając z Internetu w pracy?

Najważniejsze - skoncentruj się na tym co robisz

Współczesne komputery szczycą się wielozadaniowością, która niestety często udziela się użytkownikom. Postaraj się skoncentrować na tym co robisz i nie ulegaj pokusie przerywania swojej pracy w celu sprawdzenia poczty, rzucenia okiem na wiadomości czy też robienia innych rozpraszających rzeczy, które są w zasięgu myszki.

Korzystając z poczty czy przeglądarki internetowej nie zapominaj o celu jaki sobie postawiłeś. Jeżeli zdecydowałeś się poszukać konkretnych informacji, to nie ulegaj reklamom, powiązanym tematom, powiadomieniom o nowej poczcie itp. tylko załatw to co chciałeś zrobić do końca.

Codzienna porcja informacji - szybsze przeglądanie wiadomości za pomocą RSS

Ile czasu spędzasz codziennie na nieustannym odwiedzaniu swoich ulubionych serwisów z wiadomościami? Jeżeli chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami, to nie jest najbardziej efektywny sposób. O wiele szybciej zapoznasz się z nimi korzystając z czytnika RSS. Dzięki czytnikowi RSS możesz łatwo zasubskrybować wiadomości z wielu serwisów i przeglądać je w sposób podobny do poczty elektronicznej - widzisz, które wiadomości już przeczytałeś, możesz zaznaczać ciekawe wiadomości, możesz je filtrować i przeszukiwać. Przeglądanie wiadomości zajmie Tobie o wiele mniej czasu.

Nie bądź niewolnikiem swojej poczty

Poczta elektroniczna jest prawdziwym pożeraczem czasu. Nieustannie jesteśmy zasypywani olbrzymią liczbą wiadomości z czego większość nie ma dla nas większego znaczenia - spam, nieczytane przez nas newslettery lub też wiadomości, które w ogóle nie powinny zostać do nas wysłane.

Podstawowa zasada: nie sprawdzaj swojej poczty co 5 minut. Z pewnością częstotliwość z jaką powinieneś sprawdzać pocztę zależy od Twojej pracy. Jeżeli jednak Twoja praca nie polega na nieustannym wyczekiwaniu na kolejne wiadomości, to sprawdzanie jej nie częściej niż raz na 30 minut powinno być wystarczające. W ten sposób spędzisz mniej czasu na przeglądaniu poczty, unikniesz częstego przerywania swojej pracy, a zamiast koncentrować się na kolejnych wiadomościach i nowych sprawach będziesz w stanie zająć się realizowaniem swoich zadań. Jeżeli ktoś ma do Ciebie coś pilnego to zawsze dysponuje  jeszcze telefonem, komunikatorem internetowym czy też własnymi nogami.

Nie ulegaj także pokusie rozpisywania się lub załatwiania wszystkiego przez email. Czasami naprawdę łatwiej i szybciej jest zadzwonić lub porozmawiać z kimś osobiście. Szanuj także czas innych osób - pisząc przydługą wiadomość poświęcasz nie tylko swój czas, ale dysponujesz też czasem innych (jeżeli w ogóle ktokolwiek będzie chciał przeczytać tak długą wiadomość).

Komunikatory internetowe

Komunikator może być bardzo przydatnym narzędziem pod warunkiem, że jest wykorzystywany właściwie. Przede wszystkim jeżeli już włączasz komunikator to pilnuj swojego statusu - w ten sposób wszyscy będą wiedzieć czy można Tobie przeszkadzać. Wśród typowych statusów jakie możemy ustawić znajdą się zapewne "Zajęty", "Dostępny" i "Niewidoczny", a dodatkowo będziemy mieć możliwość załączenia opisu. Korzystaj z tego we właściwy sposób i zwracaj uwagę innym jeżeli ignorują tą informację.

Nie marnuj czasu na bezsensowne dyskusje, staraj się koncentrować na swoich zadaniach, szanuj czas innych i nie zapominaj o zaletach tradycyjnych środków komunikacji.

Wyszukiwarki internetowe - szukaj z głową

Kiedy szukasz informacji w sieci nie zapominaj, że wyszukiwarki stron internetowych niekoniecznie muszą być najszybszym sposobem na jej znalezienie. Warto wcześniej pomyśleć GDZIE daną informację należy szukać. W sieci jest mnóstwo serwisów poświęconych określonej tematyce na których szybko można znaleźć interesującą nas informację dzięki dostosowanej do tematu strukturze serwisu, zawężonym do tematu informacjom czy też dedykowanej wyszukiwarce. Dlatego lepiej szukać firm w katalogach firm, informacji podatkowych na serwisach podatkowych, informacji o produktach finansowych w serwisach finansowych lub na stronach banków itp. itd.

Zapoznaj się także ze wskazówkami dotyczącymi wyszukiwania, ponieważ pozwolą Tobie na szybsze odnalezienie szukanej informacji. Lepiej jest zacząć od jak najbardziej precyzyjnych zapytań i przechodzić do coraz bardziej ogólnych jeżeli nie możemy znaleźć to czego szukamy. Pamiętaj, że najszybciej można znaleźć informacje wpisując pełne tytuły stron czy informacji, a nie posługując się szukanymi słowami-kluczami.

Organizuj swoje środowisko pracy

Sporo czasu marnujemy na odszukiwanie wiadomości w poczcie, dokumentów na dysku czy też strony internetowej, którą mieliśmy okazję niedawno odwiedzić.

Co pewien czas poświęć trochę czasu na uporządkowanie swojej poczty i narzucenie sobie dyscypliny w jej utrzymaniu. Dotyczy to zarówno tworzenia katalogów w których umieszczamy przeczytaną pocztę, kasowania niepotrzebnych wiadomości, tworzenia automatycznych filtrów, oznaczania wiadomości wymagających odpowiedzi czy też odpowiedniej dbałości o opróżnianie skrzynki odbiorczej (poprzez archiwizowanie lub usuwanie starych wiadomości).

Każda przeglądarka daje możliwość tworzenia zakładek - dodając zakładki należy je opisywać i umieszczać w podkatalogach w taki sposób, który pozwoli nam na ich szybkie odszukanie.

Skorzystaj z dobrodziejstw technologii: czasami warto jest poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z funkcjami oferowanymi przez różne programy czy dodatki (pluginy), aby znacznie ułatwić sobie pracę.

Rozrywka pod kontrolą - nie marnuj czasu na bezmyślne surfowanie w sieci

I to jest najważniejsza uwaga na koniec. Internet jest z pewnością bardzo przydatnym narzędziem w pracy, ale niestety zbyt łatwo jest ulec pokusie bezmyślnej rozrywki i zmarnować na nią cenne godziny swojego czasu.

Nie ma nic złego w odrobinie rozrywki, ale ważne jest, aby rozdzielić ją od pracy, uprawiać świadomie i wyznaczać sobie na to konkretny czas. Dzięki odrobinie kontroli nie wpadniemy w tarapaty w pracy, ani nie otrząśniemy się nad ranem po wielu godzinach przeglądania głupot i zawierania 5 minutowych znajomości.