Jak przechowywać e-faktury?

Poradopedia.pl  |   |  + 0  |  Ocena: (głosy: 0)

Wszystkie faktury, również elektroniczne powinny być archiwizowane zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę w niezmienionej formie.

W zakresie przechowywanie e-faktur muszą być spełnione następujące warunki:

  • autentyczność pochodzenia,
  • integralność treści,
  • łatwość odszukania,
  • czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
  • bezzwłoczne udostępnienie faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie,

E-faktury muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe - zarówno wystawcy, jak i odbiorcy powinni ustanowić odpowiednią strukturę katalogową. Miejsce fizycznej lokalizacji serwera, na którym zapisane są e-faktury może być dowolne, jednak w każdej chwili upoważnione do tego służby muszą mieć do niego dostęp. Aby zapewnić bezpieczeństwo danych przechowywanych na nośnikach elektronicznych, spółki powinny opracowywać i wdrażać procedury tworzenia, testowania i odzyskiwania kopii zapasowych. W razie awarii serwera, będzie można przywrócić dane.

Obowiązkiem podatnika jest:

  • umożliwienie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do faktury drogą elektroniczną;
  • umożliwienie udokumentowanego poboru i wykorzystania e-faktur przez te organy, np.: udostępnienie komputera, łącza do Internetu i oprogramowania niezbędnego dla obsługi faktur elektronicznych;
  • umożliwienie czytelności e-faktur, czyli np.: udostępnienie komputera z oprogramowaniem niezbędnym do odczytywania danych elektronicznych;
  • udostępnienie tym organom danych dotyczących autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej, np.: informacji dotyczących certyfikatów.

Podatnik powinien również przechowywać:

  • oświadczenia o akceptacji odbiorcy faktur na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną;
  • dowody dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego;
  • dowody na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e-faktury wystawiono fakturę papierową.

Spełnienie powyższych warunków powinno być możliwe również w przypadku jednostek stosujących pełną rachunkowość, prowadzących księgi rachunkowe przy użyciu komputera.

W tym przypadku ochrona danych powinna polegać na:

  • stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych;,
  • doborze odpowiednich środków ochrony zewnętrznej;
  • systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych;
  • zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Przechowywanie e-faktur można też zlecić podmiotowi trzeciemu, przy zachowaniu przepisów dotyczących prawidłowego prowadzenia rachunkowości.

Możliwe jest również przechowywanie faktur elektronicznych poza terytorium kraju, pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu do tych dokumentów.

Podstawa prawna:

Rozporządzanie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz. 1661).

Oceń poradę: Przydatna Nie polecam

Komentarze

Zostaw komentarz:


Oferta finansowa

Skorzystaj online z szerokiej oferty produktów finansowych z renomowanych instytucji.